Редакція матеріалу від: 29.05.2024, 10:00
ЯК ОТРИМАТИ ДОКУМЕНТИ ВИПУСКНИКАМ ТА БАТЬКАМ ВИПУСКНИКІВ, ЯКІ ПЕРЕБУВАЮТЬ ЗА КОРДОНОМ, АЛЕ НАВЧАЮТЬСЯ В УКРАЇНСЬКІЙ ШКОЛІ
Документи про освіту випускникам, які перебувають за кордоном, але навчаються в школі України, вручає закордонна дипломатична установа у країні перебування випускника (посольство або консульська установа). Тому їхати дитині та її законним представникам за свідоцтвом про освіту до України не потрібно.
Процедуру отримання цих документів визначає Порядок міжвідомчої взаємодії з питань вручення здобувачам освіти, які перебувають за межами України, документів про базову середню, повну загальну середню та професійну (професійно-технічну) освіту, виданих в умовах воєнного стану в Україні (далі – Порядок).
Куди звертатися з заявою
Для того, щоб отримати свідоцтво про здобуття певного рівня освіти, батьки мають подати заяву або до закладу загальної середньої освіти, або до закладу професійної (професійно-технічної) освіти (залежно від того, де здобувала освіту дитина), який замовив документ про освіту. Це встановлено пунктом 5 Порядку.
Замовляє документ про освіту той заклад освіти України, в якому дитина навчається. Методичні рекомендації щодо окремих питань завершення 2021/2022 навчального року зазначають, якщо на час закінчення навчального року заклад освіти, випускникам якого було замовлено свідоцтва, не функціонує внаслідок війни, видачу свідоцтв та заповнення додатків до них може здійснити інший заклад освіти за місцем перебування випускника (для учнів, які перебувають за кордоном – будь-який заклад освіти в Україні), визначений органом управління у сфері освіти. У цьому випадку в додатку уповноваженою особою закладу освіти, що заповнила додаток до свідоцтва, робиться запис з посиланням на наказ «Додаток заповнено на підставі наказу МОН від … № …» (проставляються реквізити наказу МОН: від 1 квітня 2022 №290).
Заява (її сканована копія чи фотокопія) подається одним із батьків, опікуном, іншим законним представником здобувача освіти або повнолітнім здобувачем освіти у паперовій або електронній формі. Заява зберігається у закладі загальної середньої освіти/закладі професійної (професійно-технічної) освіти протягом трьох років (пункт 5 Порядку).
Що зазначати в заяві
Ознайомитися з форматом заяви можна в додатку 1 до Порядку.
У заяві зазначаються, зокрема:
- найменування закордонної дипломатичної установи (залежно від країни перебування)
- назва документа про освіту, залежно від того, який рівень освіти здобула дитина: свідоцтво про здобуття базової середньої освіти/ свідоцтво про здобуття повної загальної середньої освіти/диплом кваліфікованого робітника/свідоцтво про присвоєння (підвищення) робітничої кваліфікації
- прізвище, ім’я, по батькові та дата народження випускника, на чиє ім’я виготовляється документ
- адреса проживання в Україні та країні перебування
- засоби зв’язку з випускником: контактний телефон в країні перебування, електронна поштова скринька, месенджери тощо.
Як закордонна дипломатична установа повідомляє батьків про те, що документи вже прибули й можна їх забирати?
Коли документи прибувають до закордонної дипломатичної установи, працівник дипломатичної установи зв’язується з випускником за вказаними в заяві засобами зв’язку. Документи закордонна дипломатична установа вручає випускникам або їх законним представникам під розписку згідно та за зразком додатку 11 Порядку.
Якщо заявник або законний представник протягом 6 місяців з дня, коли дипломатична установа отримала документи про освіту, з тих чи інших причин (повернення в Україну, переїзд до іншої держави тощо) не отримав документ про освіту, дипломатична установа повертає документи до МЗС, МЗС до МОН, МОН департаменту освіти, департамент управлінню освіти, а управління закладу освіти, що визначає пункт 12 Порядку.
ДІЇ КЕРІВНИКА ЗАКЛАДУ ЗАГАЛЬНОЇ СЕРЕДНЬОЇ ТА ПРОФЕСІЙНОЇ (ПРОФЕСІЙНО-ТЕХНІЧНОЇ) ОСВІТИ
Порядок дій закладів освіти для передачі за кордон документів про освіту випускників визначають пункти 6 та 7 Порядку.
Коли заклад освіти отримав заяву випускника або батьків, опікунів, інших законних представників, то не пізніше п’яти робочих днів з дня, наступного після дати отримання цієї заяви, заклад загальної середньої освіти має направити пакет відповідних документів до управління освіти територіальної громади, а заклад професійної (професійно-технічної) освіти – до департаменту освіти.
Для цього керівник закладу загальної середньої освіти на підставі заяв, що надійшли до закладу, вкладає в окремий конверт:
- кожний документ про базову середню/повну загальну середню освіту разом з додатком
- відзнаки (за наявності)
- копію заяви випускника.
Керівник закладу професійної (професійно-технічної) освіти на підставі заяв, що надійшли до закладу вкладає в окремий конверт:
- кожний документ про повну загальну середню/професійну (професійно-технічну) освіту разом з додатком
- відзнаки (за наявності)
- копію заяви випускника.
Конверт опечатується (за наявності печатки) у закладі загальної середньої освіти або закладі професійної (професійно-технічної) освіти відповідно та оформляється згідно з додатком 2.
Заклад загальної середньої освіти/заклад професійної (професійно-технічної) освіти формує пакет документів окремо по кожній закордонній дипломатичній установі та разом із реєстром у двох примірниках, але заклад загальної середньої освіти згідно з додатком 3, а заклад професійної (професійно-технічної) освіти згідно з додатком 4.
Заклад загальної середньої освіти/заклад професійної (професійно-технічної) освіти в реєстрі документів про освіту вказує, зокрема:
- прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) випускника
- назву документа про освіту, його серію та номер, дату видачі
- назву додатка до документа про освіту, його серію та номер, дату видачі
- відзнаки.
Один примірник реєстру залишається у закладі, другий – передається управлінню освіти/ департаменту освіти для подальшої передачі відповідним органам.
У книзі (журналі) обліку і видачі документів про освіту заклад робить запис «надіслано до (найменування закордонної дипломатичної установи України) для вручення відповідно до заяви (прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) випускника)».
Відповідно до пункту 12 Порядку, управління освіти передає закладу освіти розписки про вручення дипломатичною установою документів про освіту. Заклад освіти підшиває ці розписки до книги (журналу) обліку і видачі документів про освіту.
ДІЇ УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ
Коли управління освіти отримує пакет документів від закладу загальної середньої освіти, то складає акт про отримання цих документів по кожній закордонній дипломатичній установі. Акт складається відповідно до додатку 5 Порядку та у двох примірниках: один примірник – для закладу освіти, інший – для управління освіти.
Й не пізніше трьох робочих днів з дня, наступного після дати отримання пакету документів, управління формує пакети документів окремо по кожній закордонній дипломатичній установі й разом із реєстрами закладів загальної середньої освіти та реєстром згідно з додатком 6, направляє їх до департаменту освіти. У реєстрі, відповідно до додатку, зазначається назва кожної дипломатичної установи, до якої будуть надсилатися документи, кількість свідоцтв про здобуття базової середньої освіти (з додатками) окремо для кожної дипломатичної установи, кількість свідоцтв про здобуття повної загальної середньої освіти (з додатками) та кількість відзнак окремо для кожної дипломатичної установи.
Реєстр створюється у двох примірниках: один його примірник залишається в управлінні освіти, другий – передається департаменту освіти (пункт 8 Порядку).
ДІЇ ДЕПАРТАМЕНТУ ОСВІТИ
Департамент освіти складає акт про отримання з управління освіти/ закладу професійної (професійно-технічної) освіти пакету документів про освіту. Акт складається відповідно до додатка 7 Порядку та у двох примірниках: один – для управління освіти/закладу професійної (професійно-технічної) освіти, інший – для департаменту. В акті зазначаються, зокрема, скільки всього було отримано документів про освіту від управління освіти територіальної громади та/або закладу професійної (професійно-технічної) освіти, а також:
- кількість свідоцтв про здобуття базової середньої освіти (з додатками)
- кількість свідоцтв про здобуття повної загальної середньої освіти (з додатками)
- кількість свідоцтв про присвоєння (підвищення) робітничої кваліфікації (з додатками)
- кількість дипломів кваліфікованого робітника (з додатками)
- кількість відзнак.
ДІЇ ІНШИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УСТАНОВ
Далі не пізніше трьох робочих днів з дня, наступного після дати отримання пакету документів департамент формує пакети документів окремо по кожній закордонній дипломатичній установі та разом із реєстрами закладів освіти та реєстром згідно з додатком 8 направляє їх до Міністерства освіти і науки України. Один примірник реєстру залишається в департаменті освіти, другий – передається МОН. Це визначає пункт 9 Порядку.
Міністерство освіти і науки України не пізніше трьох робочих днів з дня, наступного після дати отримання пакету документів формує пакети документів по кожній закордонній дипломатичній установі окремо та передає їх до Міністерства закордонних справ. МЗС направляє дипломатичною поштою службові пакування до закордонної дипломатичної установи. Це визначають пункти 10 та 11 Порядку.
Дипломатична установа вручає документи про освіту випускникам або їх законним представникам під розписку, у двох примірниках складає акти про отримання та вручення документів про освіту (один для МОН, другий – залишається в дипломатичній установі). Ці акти надсилаються в МЗС разом із розписками про вручення документів про освіту. МЗС надсилає один примірник акта та розписки про вручення документів про освіту до МОН. Розписки передаються МОН у зворотньому порядку відповідно департаменту освіти, департамент – управлінню освіти, управління – закладу освіти (пункт 12 Порядку).