Забезпечення безоплатним гарячим харчуванням за бюджетні кошти здійснюється на підставі документів, що підтверджують таке право відповідно до законодавства (пункт 4 Порядку організації харчування у закладах освіти та дитячих закладах оздоровлення та відпочинку).
Для отримання пільги необхідно звернутися до керівництва закладу освіти з відповідною заявою та надати копію (ї) документів, що підтверджують пільги. Заклад освіти не має права вимагати для підтвердження пільги документи, які не передбачені законодавством.
Для дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського виховання, документом, що підтверджує отримання пільги на харчування може бути рішення суду або місцевого виконавчого комітету про надання статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування або рішення про встановлення опіки, піклування над дитиною.
Для дітей з особливими освітніми потребами – це висновок інклюзивно-ресурсного центру.
Для батьків дітей із малозабезпечених сімей та сімей, які отримують допомогу відповідно до Закону України “Про державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім’ям” підставою для звільнення від плати за харчування є довідка про призначення такої допомоги, видана органами праці та соціального захисту (пункт 2.4 Порядку встановлення плати для батьків за перебування дітей у державних і комунальних дошкільних та інтернатних навчальних закладах).
Для дітей з числа осіб, визначених у статтях 10 та 10-1 Закону України “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту”, залежно від ситуації (інвалідність одного з батьків, смерть, участь у бойових діях), це можуть бути відповідні посвідчення батьків (про інвалідність, набуту під час війни, посвідчення учасника бойових дій), довідка (про смерть або загибель, що підтверджує статус, довідка з військової частини).
Для дітей-внутрішньо переміщених осіб, дітей, які мають статус дитини, що постраждала внаслідок воєнних дій і збройних конфліктів – довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи та рішення виконавчого комітету про надання статусу дитини, яка постраждала внаслідок воєнних дій та збройних конфліктів відповідно.
Для дітей із багатодітних сімей – копія посвідчення про надання статусу багатодітної сім’ї.
На сайтах місцевих рад можна знайти та ознайомитися з рішеннями щодо надання пільг на харчування, в яких зазначаються групи дітей, котрі мають право на пільги, та перелік документів, які необхідно подати для отримання пільги. Деякі місцеві ради, крім зазначених вище документів, для підтвердження пільг встановлюють також подання до закладу копії свідоцтва про народження дитини та довідки про склад сім’ї.