Особливості та вимоги до заповнення класних журналів

Класний журнал – це обов’язковий документ у закладах загальної середньої освіти, який відображає навчально-виховний процес у класі. У ньому зазначаються відомості про учнів, їх успішність, відвідування занять, участь у позакласній та виховній роботі.

Якими нормативними документами затверджено правила ведення класного журналу

Наразі існує можливість ведення класних журналів у паперовому вигляді та в електронній формі, відповідно до наказів Міністерства освіти і науки України:

У зв’язку із впровадженням реформи Нової української школи, наказами Міністерства освіти і науки затверджено методичні рекомендації щодо заповнення класних журналів у початкових та середніх (5-6) класах:

Хто несе відповідальність за класний журнал

Класний журнал ведеться класним керівником та вчителями, які відповідають за його правильність та достовірність (пункт 2.1. розділу 2 Інструкції від 03.06.2008 № 496).

Хто здійснює контроль за веденням класного журналу

Керівник (заступник керівника) закладу загальної середньої освіти здійснює перевірку стану ведення журналу протягом навчального року не менше 4 разів.

У розділі VIII “Зауваження до ведення журналу” керівник закладу загальної середньої освіти, його заступник та особи, уповноважені відповідними органами управління освітою, які мають право здійснювати контроль за діяльністю закладу загальної середньої освіти, записують зауваження до ведення журналу із зазначенням дати перевірки, та у разі необхідності, – термін усунення зауважень.

Учитель ставить підпис та дату про ознайомлення із зауваженнями та, за необхідності, – відмітку про усунення недоліків.

Також контроль за станом ведення класних журналів та їх збереженням як архівних документів покладається на керівника закладу освіти (пункт 2.2. розділу 2 Інструкції від 03.06.2008 № 496).

Які загальні вимоги до ведення класного журналу

Журнал має розділи:

  • I “Облік відвідування”;
  • II “Облік навчальних досягнень учнів”;
  • III “Облік проведення навчальних екскурсій та практики”;
  • IV “Зведений облік навчальних досягнень учнів”;
  • V “Облік проведення бесід, інструктажів, заходів з безпеки життєдіяльності”;
  • VI “Загальні відомості про учнів”;
  • VII “Зведена таблиця руху учнів класу та їх досягнень у навчанні”;
  • VIII “Зауваження до ведення журналу”.

Журнали класів на одній паралелі позначаються цифрами і відповідними літерами українського алфавіту, наприклад: 5-А клас, 5-Б клас, 10-А клас, 10-Б клас тощо.

Керівник закладу загальної середньої освіти або його заступник з навчально-виховної роботи здійснює Розподіл кількості сторінок для навчальних предметів та курсів за вибором, відповідно до робочого навчального плану закладу загальної середньої освіти, з урахуванням поділу класів на групи при вивченні окремих предметів та профільності навчання.

Записи в журналі ведуться державною мовою. З предметів вивчення іноземних мов частково допускається запис змісту уроку та домашні завдання мовою вивчення предмета.

Записи проводяться чорнилами (пастою) одного (чорного або синього) кольору, чітко й охайно. На сторінках журналу не допускаються будь-які виправлення. У разі помилкового або неправильного запису поряд робиться правильний, який засвідчується підписом керівника навчального закладу та скріплюється печаткою.

Класний керівник заповнює розділи:

  • I “Облік відвідування”;
  • V “Облік проведення бесід, інструктажів, заходів з безпеки життєдіяльності”;
  • VI “Загальні відомості про учнів”;
  • VII “Зведена таблиця руху учнів класу та їх досягнень у навчанні” та переносить до розділу IV “Зведений облік навчальних досягнень учнів” наприкінці семестрів та року оцінки з відповідних предметних сторінок.

У розділі I “Облік відвідування” відсутність учня (учениці) записується у вигляді дробу, чисельник якого вказує на причину відсутності (н – відсутність учня (учениці), хв – відсутність через хворобу), а знаменник – на кількість пропущених уроків. Наприкінці кожного семестру та навчального року підбивається підсумок загальної кількості пропущених учнем уроків.

Відсутність учня (учениці) на уроці позначається літерою н.

У розділі II “Облік навчальних досягнень учнів” класний керівник записує в алфавітному порядку прізвища та імена учнів, назву навчального предмета відповідно до навчального плану, прізвище, ім’я та по батькові вчителя, який його викладає.

Дата проведення занять записується дробом, чисельник якого є датою, а знаменник – місяцем поточного року. Наприклад, 04/09 означає, що заняття проведено четвертого вересня.

У разі проведення здвоєних уроків (у тому числі семінарських занять) дата і тема кожного уроку (семінару) записуються окремо.

Усі записи щодо оцінювання різних видів діяльності та контролю роблять у формі називного відмінка: “зошит”, а не “за зошит”; “I семестр”, а не “за I семестр”; “практична робота”, а не “за практичну роботу” тощо.

Оцінювання навчальних досягнень учнів здійснюється за 12-бальною системою (шкалою), і його результати позначаються цифрами від 1 до 12. Критерії оцінювання навчальних досягнень реалізуються в нормах оцінок, які встановлюють чітке співвідношення між вимогами до знань, умінь і навичок та показником оцінки в балах.

У разі не атестації учня робиться відповідний запис: н/а (не атестований(а)).

Учням, які за станом здоров’я зараховані до спеціальної групи з фізичної культури, при виставленні тематичних, семестрових та річного балів робиться відповідний запис: зар. (зараховано).

У випадках, коли учні звільнені за станом здоров’я від занять з фізичної культури, трудового навчання, навчального предмету “Захист Вітчизни”, при виставленні тематичних, семестрових та річного балів робиться відповідний запис: зв. (звільнений(а)).

Учням, які прибули з інших країн та у поточному навчальному році вивчали українську мову, але їх навчальні досягнення не оцінювалися, при виставленні семестрових та річного балів робиться відповідний запис: вивч. (вивчав(ла)).

При оцінюванні кожного з видів мовленнєвої діяльності (українська мова, іноземні мови, мови національних меншин) оцінки виставляються та враховуються як поточні.

У графі “Зміст уроку” відповідно до календарного планування стисло записується тема уроку, контрольної, практичної, лабораторної роботи тощо.

У графі “Завдання додому” стисло записується його зміст (прочитати, вивчити напам’ять, повторити тощо), параграфи (сторінки) підручника, номери завдань, вправ тощо.

У випадку відсутності вчителя, педагогічний працівник, який його замінює, у графі “завдання додому” після запису домашнього завдання записує “заміна”, прізвище, ініціали, та засвідчує запис власним підписом.

У розділі III журналу “Облік проведення навчальних екскурсій та практики” вчителем записується дата і зміст проведення навчальних екскурсій, навчальної практики, що проводяться у терміни, визначені Міністерством освіти і науки України на ці види навчальної діяльності.

Поруч із тематикою екскурсії вказується в дужках відповідна кількість годин її проведення (пункт 2.1. розділу 2 Інструкції від 03.06.2008 № 496).

Для чого запроваджено ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі

Документація в електронній формі значно спрощує діловодство й використовується з метою:

  • удосконалення управління закладом освіти шляхом автоматизації одержання, обробки та зберігання інформації та документів у електронній формі;
  • забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що використовується в освітній діяльності;
  • організації освітнього процесу з використанням технологій дистанційного навчання та відстеження результатів навчання;
  • спрощення ведення ділової документації в закладі освіти, зменшення витрат часу на її ведення;
  • забезпечення органів управління у сфері освіти оперативною та актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень (пункт 3 розділу І Інструкції від 08.08.2022 № 707).

Особливості ведення електронного журналу

Електронний класний журнал – це окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо. Він може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (далі – ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” (далі – АІКОМ).

Електронний класний журнал використовується для:

  • зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти;
  • автоматизації обліку та контролю освітнього процесу;
  • одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі;
  • оперативного доступу до інформації учасниками освітнього процесу про рівень навчальних досягнень із різних предметів, відвідуваність і домашні завдання;
  • забезпечення можливості дистанційного прямого та оперативного інформування учасників освітнього процесу (пункт 1 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).

Інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (навчання іноземним мовам, серія документа, адреса електронної пошти тощо) (пункт 2 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).

У разі потреби, електронний класний журнал та інші документи генеруються засобами ОІС у формі електронного документа шляхом вивантаження даних у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі на вибір особи, яка зробила до системи запит щодо вивантаження (пункт 3 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).

Після завершення навчального року та внесення відповідних записів у електронний класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (пункт 4 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).

Які вимоги щодо зберігання ділової документації закладу освіти в освітній інформаційній системі

Зберігання ділової документації в ОІС можливе за дотримання наступних вимог:

  • інформація, що міститься в діловій документації закладу освіти, повинна бути доступною для її подальшого використання відповідно до наданих прав доступу та встановленого порядку;
  • дані та документи, що мають бути зведені, згенеровані та підписані станом на певну дату, перед збереженням та відправкою в ЦБД АІКОМ (у разі потреби), підписуються відповідальною особою, що накладає електронний підпис автора, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (пункт 1 розділу ІІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).

Матеріали, завантажені користувачами в ОІС (домашнє завдання, відео-матеріали, тести, навчальні матеріали, довідники тощо), можуть зберігатися в архівних базах даних протягом терміну, визначеному в системі, із урахуванням чинного законодавства. Власник ОІС забезпечує місце для зберігання даних ділової документації закладу освіти в електронній формі (пункт 2 розділу ІІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).

Як виставити оцінки та заповнити класний журнал вчителю, який працює з-за кордону?

Наказом МОН від 8 серпня 2022 року № 707 було затверджено «Інструкцію з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі», яка дозволяє закладам загальної середньої освіти ведення електронних журналів замість паперових, а також інших документів закладу освіти в електронній формі.

Ведення класного журналу в електронній формі також передбачено у початкових класах (Методичні рекомендації щодо заповнення класного журналу учнів початкових класів Нової української школи, затверджених наказом МОН від 02.09.2020 № 1096).

Чи мають право працівники відділу освіти перевіряти у цей час класні журнали?

Відповідно до пункту 2.2 розділу 2 наказу МОН від 03.06.2008 № 496 “Про затвердження Інструкції з ведення класного журналу учнів 5-11(12)-х класів загальноосвітніх навчальних закладів ”:

перевірка керівником (заступником керівника) закладу освіти стану ведення журналу здійснюється протягом навчального року не менше 4 разів. У розділі VIII “Зауваження до ведення журналу” керівник закладу освіти, його заступник та особи, уповноважені відповідними органами управління освітою, які мають право здійснювати контроль за діяльністю закладу освіти, записують зауваження до ведення журналу із зазначенням дати перевірки, та у разі необхідності, – термін усунення зауважень.

Учитель ставить підпис та дату про ознайомлення із зауваженнями та, за необхідності, – відмітку про усунення недоліків.

Уповноважені відповідними органами управління освітою, які здійснюють перевірки класних журналів, мають надати підтвердження своїх повноважень та необхідні документи для здійснення такої перевірки.

Контроль за станом ведення класних журналів та їх збереженням як архівних документів покладається на керівника закладу освіти.

Матеріал підготовлено Службою освітнього омбудсмена спільно з Центром інноваційної освіти «Про.Світ» у рамках проєкту «Про.Спільноти: безпечне та сприятливе середовище для навчання дітей», який реалізує Центр інноваційної освіти «Про.Світ» за підтримки ULEAD з Європою.